5S Werkplekorganisatie

Bij de toepassing van 5S werkplekorganisatie wordt gestreefd naar een optimale inrichting van de werkplek. Op een georganiseerde werkplek hebben alle materialen een vaste plaats en zijn overbodige materialen afwezig. Daarnaast wordt de werkplek volgens vastgestelde standaarden schoon gehouden en wordt de 5S-staat van de werkplek frequent beoordeeld middels een 5S audit.

Een werkplek "organiseren"?

Het is wetenschappelijk bewezen dat een ordelijke omgeving je helpt concentreren en dat een rommelige omgeving stress kan veroorzaken. Opruimen past dus niet alleen in een huiselijke omgeving, maar ook zeker in een werkomgeving. Vast herkenbaar is dat je beter slaapt in een verschoond bed. Dat is niet gek, want ook dat is wetenschappelijk te onderbouwen. Schoon geeft rust. Grappig feit is dat niet alleen het resultaat van opruimen effect heeft, maar ook het opruimen zelf. Opruimen is namelijk ook mentale ruimte in je hoofd scheppen, letterlijke ballast weg doen. Uit het zicht, is uit het hoofd!

Hoe ordenen?

Het opruimen en ordenen van een werkplek is eenvoudig. Een keer flink door je spullen heen (wat blijft en wat kan weg?) en alles een nieuwe plek geven is de uitdaging niet. De uitdaging zit hem in het "standhouden" van deze handelingen. Dit is ook wel stap 5 van 5S werkplekorganisatie. Bij deze stap is het de gouden tip om genoeg visuele controle punten in te bouwen, ook wel visuele standaarden genoemd.

Visueel controlepunt

Maar wat is nou zo'n visueel controlepunt? Het is een schaduw en/of markering voor een item wat staat voor "een gewenste standaard". Vragen die je moet stellen rondom deze "gewenste standaard" zijn bijvoorbeeld: Welke producten moeten aanwezig bij deze specifieke werkplek? Wat benoemen we gezamenlijk als de standaard? En wat zegt een gevulde foam inlay versus een half gevulde foam inlay?

Onbewust zegt een half gevulde foam inlay een heleboel. Er is namelijk afgeweken van de benoemde standaard. Als je geen schaduwen of markeringen koppelt aan een item, betekent dat dat het item de volgende keer weer op een andere plek terecht kan komen. Door het toekennen van een schaduw bouw je zelf een "visuele controle" in.

"Visuele controlepunten gebruik je om afwijkingen op de standaard duidelijk zichtbaar te maken"

Waarom een schaduwbord?

Een vraag die we geregeld met creativiteit beantwoorden :-). Door een schaduwbord zie je in één oogopslag de vaste en standaard plek van elk item. Deze visuele locatie (schaduw) is het meest sterk als er het minste denkkracht (minste cognitieve inspanning) voor nodig is. Kortom het moet simpel zijn en weinig moeite kosten.

Een voorbeeld van een gestandaardiseerde schaduw/markering in het dagdagelijks leven is parkeerbelijning. Door de lijnen rondom een parkeervlak volg je de standaard ordening. Binnen de vloermarkering parkeren is een wereldwijde standaard te noemen. Iedere persoon met een rijbewijs is hiervan op de hoogte.

www.schaduwborden.nl // Schaduwborden.nl, onderdeel van Visual Workplace B.V.

Het gewenste gedrag

Door het aanbrengen van visuele controlepunten wordt er bewust of onbewust een bepaald gewenst gedrag gestimuleerd. Als je ziet dat er iets mist, wordt je er direct op gewezen dat de standaard die gesteld is niet klopt. Het creëren van standaarden legt een basis voor verbeteractiviteiten.

Een must voor het werken in teamverband
Kaizen foam inlays en schaduwborden gebruik je voornamelijk voor materialen die door meerdere mensen gebruikt worden. Vaak heeft iedereen zijn/haar voorkeur voor het opbergen van items. Door een foam inlay of schaduwbord maak je onbewust afspraken over het opbergen van items en ligt alles op een vaste plek. Dit zorgt ervoor dat je nooit meer naar iets hoeft te zoeken.  

Onderaan de streep

Dit kan het opleveren als visuele controles goed ingezet worden: 

• een duidelijke werkstandaard
• goed zicht op afwijkingen van de standaard (prestaties)
• gezamelijke betrokkenheid bij het werkproces (teamfocus)
• verminderd de zoektijd naar items drastisch
• verminderd de looptijd en loophoeveelheid rondom de werkplek (efficienter werken)
• items raken minder snel "kwijt", oftewel minder vervangingskosten
• ze zetten een visuele basis voor een continu verbetercultuur

Als Visual Workplace kunnen wij ondersteunen bij het visueel inrichten van elke werkplek. Ook interessant voor jouw werkplek?

Let's get visual!

Team Visual Workplace
+31 (0)24 82 00 265 | info@visualworkplace.nl